Leserfrage: warum wird mein Newsletter firmenintern nicht zugestellt?

Dieser etwas kuriose Fall tritt leider gar nicht mal so selten auf und spielt sich häufig folgendermaßen ab:

1. Man versendet einen Newsletter
2. Alle Freemail-User (GMX, Gmail und Yahoo) und auch Empfänger mit anderen Firmen-E-Mail Adressen empfangen den Newsletter korrekt.
3. Doch plötzlich beschweren sich Mitarbeiter Ihrer eigenen Firma und behaupten, sie hätten den Newsletter nicht erhalten.

Jetzt ist Detektivarbeit gefragt, denn die Gründe können von unterschiedlicher Natur sein. Gehen wir sie der Reihe nach durch:

• Der Newsletter ist im Spam-Ordner gelandet (z.B. weil der Mitarbeiter ihn zuvor als Spam markiert hat)
• Der Mitarbeiter hat sich vom Newsletter abgemeldet und kann sich nicht mehr daran erinnern.

Kann man diese eher trivialen Gründe ausschließen, dann muss man etwas tiefer bohren. Oftmals gibt es nämlich firmeninterne Spam-Firewalls, die teilweise recht aggressiv gegen Spam vorgehen. Leider betrifft das auch häufig legitime E-Mails.

Warum kommen die E-Mails nur intern nicht an?

Das hat in der Regel damit zu tun, dass Sie vermutlich mit einem externen E-Mail Tool arbeiten. Ein E-Mail Tool-Anbieter wie z.B. CleverReach oder Rapidmail verwendet für den Versand seinen eigenen Mailserver, der vorher mühsam auf Zustellbarkeit optimiert wurde (z.B. durch Zertifizierungen und Whitelistings bei den großen ISPs wie 1&1, die ja GMX und Web.de verwalten).

Da Sie als Absenderadresse vermutlich Ihre Firmendomain verwenden z.B. newsletter@ihrefirma.de, entsteht folgendes Problem: der firmeninterne Mailserver ist so eingestellt, dass er E-Mails mit der Absenderdomain @ihrefirma.de nicht durchlässt, wenn Sie nicht auch über Ihren internen Firmen-Mailserver versendet wurden.

Vom externen E-Mail Marketing Tool, das Sie verwenden, weiß der Firmen-Mailserver leider nichts – ihm kommt nur eines komisch vor: jemand versendet E-Mails mit der Absenderdomain der Firma, verwendet dafür aber einen fremden Mailserver.

Wir hatten bereits in einem anderen Artikel beschrieben, wie erschreckend einfach es ist eine Absenderadresse zu fälschen. Genau aus diesen Gründen wurden auch Authentifizierungsmaßnahmen wie SPF und DKIM ins Leben gerufen. Firmen-Mailserver können jedoch häufig nicht viel damit anfangen.

Was sieht die Lösung aus?

Versuchen Sie die IP-Adresse des Mailservers auf die Whitelist zu bekommen bzw. sorgen Sie dafür, dass er auf keiner Blacklist steht. Normalerweise ist das dann auch schon die Lösung. Dafür müssen Sie nur nett zu Ihrem Administrator sein und etwas Geduld mitbringen (Admins haben grundsätzlich viel zu tun).

Falls Sie mehr Kontrolle über die Absenderdomain benötigen, als Ihnen Ihr Admin einräumen möchte, können Sie sich auch eine Extra-Domain speziell fürs E-Mail Marketing besorgen. Das könnte z.B. eine Sub-Domain sein (news.firmenname.de) oder eine komplette neue Domain (firmenname-news.de). Das ist zwar nicht so schön wie die richtige Firmendomain, kann in der Praxis aber von Vorteil sein.

Ich hoffe wir konnten Ihre Fragen zu diesem Thema beantworten. Wenn nicht, hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar!

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