Newsletter erstellen und versenden– alles was Sie dazu wissen müssen
Informationen zum Thema E-Mail Marketing für kleine und mittelgroße Firmen und Online Shops sowie Blogger
Die Welt des E-Mail Marketings kann zunächst etwas kompliziert erscheinen. Wie setzt man einen rechtlich sauberen Anmeldeprozess auf? Wie verwaltet man seine Versandliste sauber? Und wie gewinnt man überhaupt Abonnenten?
Antworten auf diese und noch weitere Fragen, sowie eine Schritt für Schritt Anleitung wie Sie einen Newsletter erstellen und versenden, erhalten Sie in diesem Artikel.
Was genau versteht man unter einem E-Mail Newsletter?
Ein E-Mail Newsletter ist eine regelmäßig oder einmalig erscheinende E-Mail im HTML- oder Text-Format. Bei immer mehr Unternehmen geht der Trend weg von klassischen Kundenzeitschriften hin zu digitalen Medien wie dem E-Mail Newsletter.
Es gibt vier Formen von E-Mail Newslettern:
- Einzel-Promotion (Fokus auf ein Thema)
- Regelmäßiger Newsletter (Fokus auf mehrere Themen)
- Autoresponder (Serie von E-Mails, die nach Anmeldung automatisch versendet wird)
- andere automatische getriggerte E-Mails (z.B. nach Klick auf einen bestimmten Link)
Was sind die Vorteile eines E-Mail Newsletters?
- Kostenersparnis im Vergleich mit traditionellen Medien wie z.B. Print
- Schnelligkeit des Mediums und des Newsletter-Erstellens
- Messbarkeit der Ergebnisse – so kann man bedürfnisgerecht Inhalte produzieren und den Return on Investment teilweise sehr genau berechnen
- Käufe oder Registrierungen können ohne Medienbruch durchgeführt werden
- Integrationsmöglichkeiten mit sozialen Medien wie Facebook
- Kunden rufen E-Mails auch unterwegs mit dem Smartphone ab
Wo liegen die Nachteile eines E-Mail Newsletters?
- Haptisches Erlebnis wie bei Print fehlt
- E-Mails werden schneller gelöscht und oft weniger intensiv gelesen
- Insgesamt landen zu viele E-Mail Newsletter in den Postfächern der Empfänger
Wiegt man die Vorteile mit den Nachteilen auf, so erkennen die meisten Unternehmen nicht nur die Daseinsberechtigung von E-Mail Marketing, sondern auch eine starke Notwendigkeit ein eigenes E-Mail Marketing-Programm zu starten.
Newsletter erstellen – wie funktioniert das konkret?
Das folgende Video verdeutlicht den Erstellungsprozess mit den Newsletter Tools von CleverReach und Mailchimp. Diese Tools verwenden grafische Bearbeitungsoberflächen, sogenannte Drag and Drop-Editoren. Damit benötigt man zur Erstellung eines Newsletters keine Programmierkenntnisse.
Hier können Sie CleverReach und MailChimp kostenlos ausprobieren.
Hier finden Sie ausführliche Testberichte zu den beiden Newsletter Tools.
(die Links öffnen in einem neuen Fenster)
Was gehört alles zu einer professionellen E-Mail Software?
Für die Umsetzung eines Newsletter-Verteilers benötigen Sie eine Listenverwaltung, die es Ihnen ermöglicht Abonnenten in einer Datenbank zu verwalten, filtern und segmentieren. Je nach Software ist die Integration in ein CRM-System mehr oder weniger einfach möglich.
Des weiteren brauchen Sie einen einfach zu bedienenden Editor zum Newsletter erstellen. Darin enthalten sein, sollte auch eine Möglichkeit zur Überprüfung der korrekten Darstellung in verschiedenen E-Mail und Web Clients (z.B. Outlook, Gmail und Apple Mail).
Außerdem braucht man funktionierende Prozesse, z.B. zur An- und Abmeldung sowie zur Verwaltung von ungültigen E-Mail Adressen. Wie ein rechtskonformer Opt-in Prozess aufgesetzt wird, erfahren Sie hier.
Darüber hinaus zeigt Ihnen dieses Video 8 wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Wahl einer Newsletter Software achten sollen:
Brauche ich zum Newsletter versenden einen eigenen Mail-Server?
Beim Versand eines Newsletters kommen verschiedene Komponenten ins Spiel: eine Software bzw. eine Web-Applikation mit der man den Newsletter erstellt und ein Mail-Server über den man den Newsletter versendet. Grundsätzlich können Sie alle diese Bestandteile selbst managen: sie installieren die Newsletter Software auf Ihrem Server oder Rechner und nutzen den Mail-Server Ihres Hosting-Anbieters (z.B. 1&1 oder Strato).
Leider sind diese Mailserver selten für den Massenversand von E-Mails geeignet. In der Praxis wird die Leitung dann einfach dicht gemacht, wenn mehrere hundert E-Mails pro Stunde versendet werden. Eine mögliche Lösung ist die Nutzung eines externen Mailservers. Hier haben wir die wichtigsten Anbieter für den deutschen Markt verglichen (z.B. Mailjet und SendInBlue).
Eine weitere, eher theoretische Möglichkeit wäre es, einen eigenen Mailserver zu betreiben. Das ist in den meisten Fällen für kleine Firmen aber vom Aufwand her komplett unrealistisch. E-Mails zu versenden ist zwar kein Problem, nur leider kommen diese nicht an, wenn der Mail-Server keine gute Sendereputation hat.
Wer es ganz einfach und komfortabel handhaben möchte, nutzt ein gehostetes E-Mail System. Bei einem solchen stellt der Anbieter nicht nur die Newsletter Software bereit, sondern kümmert sich auch um die Wartung und sorgt für eine gute Zustellbarkeit der E-Mails (mehr zum Thema Zustellbarkeit). Diese Art von Newsletter Tools sind auch der Fokus von EmailToolTester:
> Hier finden Sie Newsletter-Anbieter, die keinen eigenen Mail-Server benötigen.
Was kostet es Newsletter zu versenden?
Theoretisch können Sie HTML-E-Mails kostenlos versenden. Dazu nehmen Sie einfach Ihr gewohntes E-Mail Programm (z.B. Outlook) und legen los. Nur werden Sie hier gleich auf mehrere Problem stoßen. Zum einen ist es sehr umständlich mit Outlook HTML-E-Mails zu erstellen, zum anderen fehlen Ihnen sämtliche Möglichkeiten der Analyse sowie automatisierte An- und Abmeldeprozesse.
Ein ordentliches Newsletter Tool muss aber auch nicht teuer sein. Es gibt eine Reihe von Anbietern, die komplett kostenlose Tarife im Programm haben. Aber auch wenn Sie Profi-Funktionen benötigen und Ihre Verteilerliste langsam aber sicher wächst, muss das nicht ihr Marketing-Budget sprechen. Für 5.000 Empänger fallen z.B. bei monatlichem Versand zwischen 20 und 45€ an. Falls Sie nur unregelmäßig versenden, können Sie auch einen Prepaid Tarif nutzen und zahlen dann nur wenn Sie wirklich etwas verschicken.
Sie können die Kosten auch ganz genau berechnen mit unserem Newsletter-Kostenrechner! Tragen Sie einfach die gewünsche Anzahl von E-Mails pro Monat ein und der Rechner vergleicht alle wichtigen Anbieter für Sie.
Was muss man im E-Mail Marketing rechtlich beachten?
Im Grunde ist alles was Sie beachten müssen, dass Sie nie eine E-Mail ohne die Einwilligung des Empfängers (gültiges Opt-in) versenden dürfen. Eine Missachtung kann zu einer teuren Abmahnung führen. Die einzige Ausnahme zur expliziten Zustimmung ist ein bereits bestehendes Kundenverhältnis.
Erhöhte Vorsicht ist auch bei sogenannten Kauflisten geboten. Es gibt einige Anbieter, die solche Listen verhökern. Es mag sogar sein, dass sich für diese Kontakte irgendwie ein rechtlich gültiges Opt-in nachweisen lässt. Dennoch dürfen Sie solche Listen bei fast keinem Newsletter-Service verwenden. Diese möchten die gute Reputation ihres Mail-Servers nicht aufs Spiel setzen und verbieten deswegen gekaufte Verteilerlisten. Denn oft sind die Beschwerderaten bei solchen Listen höher als die Klickraten.
> In unserem Artikel "E-Mail Recht kompakt" finden Sie, was es rechtlich zu beachten gibt.
Wie kann ich neue Abonnenten für meinen E-Mail Verteiler gewinnen?
Die langfristig beste Strategie ist es stets so gute Inhalte anzubieten, dass diese Mehrwert schaffen, sich herumsprechen und weiterempfohlen werden. Sehen Sie also von rein verkaufsorientierten Werbe-E-Mail so weit es geht ab und investieren Sie in eine Kundenbeziehung.
Die Zahl der Neuanmeldungen kann man gezielt durch nützliche Geschenke steigern: so haben wir z.B. herausgefunden, dass ein kostenloses eBook, das man jedem Neuabonnenten schenkt, die Zahlen beträchtlich (bei uns um den Faktor 10) steigern kann.
Nächste Schritte
Weitere Informationen zum Newsletter erstellen hält das eBook "Der E-Mail Marketing Crash Kurs" für Sie bereit.
> Hier können Sie das PDF kostenlos herunterladen
Sie suchen nur noch einen passenden Anbieter?
> Hier finden Sie unsere Newsletter Tool Vergleichsübersicht
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